Het versturen van e-mails is voor veel mensen een fundamenteel onderdeel van hun werk. Er zijn maar weinig beroepen waarbij dagelijkse e-mails geen deel uitmaken van de werkroutine, en daarom is het van groot belang om te weten hoe je samenhangend en professioneel materiaal schrijft. Bepaalde uitdrukkingen zijn al populair in de taal van dit soort berichten, zoals "Hierbij kom ik", maar het zoucorrect te gebruiken?

Of het nu naar een collega, een leraar, een klant of zelfs een agentschap is, begrijpen hoe je een e-mail op een professionele manier verstuurt is noodzakelijk. En daarvoor is weten wat wel en niet in de hoofdtekst moet komen iets wat algemeen bekend zou moeten zijn. Ontdek vandaag of de uitdrukking "Hierbij" wel of niet in een dergelijk bericht moet komen.

"Hierbij kom ik": is de uitdrukking correct of niet?

Gedefinieerd als een formele en traditionele manier om zakelijke en professionele correspondentie te beginnen, is "Hierbij kom ik" een uitdrukking die door de jaren heen populair is geworden. Het gebruik van deze structuur is nu echter overbodig en overbodig geworden.

Om goed materiaal te schrijven, is het aan te raden om de tekst op een objectieve en beknopte manier te structureren, zonder te veel informatie te herhalen of clichés te gebruiken die de boodschap eerder kunnen verarmen dan verbeteren. Om deze reden kan het goed beginnen van een brief met het werkwoord en het hoofdonderwerp zelfs meer succes garanderen dan het gebruik van een gedateerde uitdrukking als deze.

Hieronder staan enkele voorbeelden van structuren die uit de gratie zijn geraakt en hoe je ze kunt vervangen door ideale versies:

• Hierbij verzoek ik;
• Hierbij nodig ik uit;
• Hierbij verzoek ik;
• Hierbij deel ik mee;
• Hierbij informeer ik u.

De uitdrukkingen kunnen worden vervangen door de volgende schrijfvoorstellen, die als actueler worden beschouwd:

• Verzoek;
• Ik nodig je uit;
• Verzoek;
• Communicatie;
• Ik informeer je.

Meer over de uitdrukking

Ook al is het in onbruik geraakt, voor degenen die het nog steeds gebruiken, is er ook een andere twijfel die veel sprekers van de Portugese taal meestal in verwarring brengt. Meestal is het gemakkelijk om de ene of de andere fout te maken als je moet kiezen tussen "por meio deste" en "por meio desta", maar onthoud gewoon dat terwijl de ene verwijst naar mannelijke zelfstandige naamwoorden, de andere wordt gebruikt voor vrouwelijke. Zieandere voorbeelden:

• Hierbij (e-mail, brief, memorandum, verslag);
• Hierbij (missive, correspondentie, brief, bericht).

Hoe verstuur je een formele e-mail?

Een goede e-mail moet objectief zijn en de boodschap op een zo samenhangend mogelijke manier overbrengen aan de ontvanger. Het is dus essentieel om de urgentie en het belang van het onderwerp vanaf het begin te communiceren, en als de tekst alleen informatief is, moet dit ook worden aangegeven. De e-mail moet een logische redenering volgen, met een begin, midden en einde.

In het bericht is het ideaal om jargon en technisch jargon dat moeilijk te begrijpen kan zijn, te vermijden. De tekst moet kort zijn, het maximale uitleggen in minder regels, zonder afkortingen of internetjargon. Ook is het aan te raden om de informatie niet te stileren en liever zwarte letters en een serieus lettertype te gebruiken. Het standaardlettertype is bijvoorbeeld gebruikelijk voor deze service.