E-kirjade saatmine on paljude inimeste jaoks töö põhiline osa. On vähe elukutseid, kus igapäevased e-kirjad ei ole osa töörutiinist, ja seetõttu on väga oluline osata kirjutada sidusat ja professionaalset materjali. Teatud väljendid on juba populaarsed seda tüüpi sõnumi keeles, nagu näiteks "ma käesolevaga tulen", kuid see oleksõige neid kasutada?

Kas kolleegile, õpetajale, kliendile või isegi agentuurile, on vaja mõista, kuidas saata e-kirja professionaalselt. Ja selleks peaks olema üldteada, mida peaks ja mida ei tohiks teksti põhiosasse panna. Uuri täna, kas väljend "käesolevaga" peaks või ei peaks minema sellisesse sõnumisse.

"Käesolevaga tulen": kas see väljend on õige või mitte?

Määratletud kui ametlik ja traditsiooniline viis alustada mis tahes äri- ja ametialast kirjavahetust, on "ma tulen" väljend, mis on aastate jooksul populaarseks saanud. Kuid selle struktuuri kasutamine on nüüdseks ebavajalik ja üleliigne.

Hea materjali kirjutamiseks on soovitatav tekst struktureerida objektiivselt ja lühidalt, ilma liiga palju teavet kordamata või klišeesid kasutamata, mis võivad sõnumit pigem vaesestada kui parandada. Seetõttu võib kirja alustamine otse verbi ja põhiteemaga tagada isegi suurema edu kui selliste aegunud väljendite kasutamine.

Järgnevalt on toodud mõned näited ebasoodsaks muutunud struktuuridest ja sellest, kuidas neid asendada ideaalsete versioonidega:

• Käesolevaga taotlen;
• Käesolevaga kutsun;
• Käesolevaga taotlen;
• Käesolevaga teatan;
• Teatan teile käesolevaga.

Need väljendid võib asendada järgmiste kirjutamisettepanekutega, mida peetakse ajakohasemaks:

• Taotlus;
• Ma kutsun teid;
• Taotlus;
• Kommunikatsioon;
• Ma teavitan teid.

Rohkem teavet väljendi kohta

Isegi kui see on kasutusest välja langenud, on neil, kes seda veel kasutavad, ka teine kahtlus, mis tavaliselt paljusid portugali keele kõnelejaid segadusse ajab. Enamasti on lihtne teha üks või teine viga, kui tuleb valida "por meio deste" ja "por meio desta" vahel, kuid pidage meeles, et kui üks viitab maskuliinsetele nimisõnadele, siis teist kasutatakse feminiinsete nimisõnade puhul. Vt.muud näited:

• Käesolevaga (e-kiri, kiri, märgukiri, aruanne);
• Ma käesolevaga (sõnum, kiri, kiri, kiri, sõnum).

Kuidas saata ametlik e-kiri?

Hea e-kiri peaks olema objektiivne ja edastama sõnumi adressaadile võimalikult sidusalt. Seega on oluline kohe alguses edastada teema kiireloomulisus ja tähtsus ning kui tekst on ainult informatiivne, tuleks ka seda rõhutada. See peab järgima loogilist arutluskäiku, millel on algus, keskpaik ja lõpp.

Sõnumi puhul on ideaalne vältida slängi ja tehnilist žargooni, mis võib olla raskesti mõistetav. Tekst peaks olema lühike, selgitades maksimaalselt väheste ridade abil, ilma lühendite ja internetislängita. Samuti on soovitatav vältida teabe stiliseerimist, eelistades musta kirja ja tõsist kirjastiili. Näiteks on selle teenuse puhul levinud standardfont.