Vorm on standardiseeritud ja struktureeritud dokument, mida kasutavad organisatsioonid, olgu nad siis era- või riigiettevõtjad, teatud eesmärgil. Vormi eesmärk on koguda andmeid ja teavet töövoogude kohta organisatsioonides.

Kui organisatsioonid võtavad vormi kasutusele nende andmete ja teabe hankimise vahendina, on neil võimalus täpsemalt teada saada, millist tööd töötajad teevad, millised on nende töötajate peamised kaebused, mis organisatsioonis toimib, mida tuleb optimeerida ja kuidas seda optimeerida.

Olles teadlik nendest üksikasjadest, saab organisatsioon näiteks vähendada tegevuskulusid, vältida töötajate tarbetut palkamist ja parandada töövoogu.

Kuid mitte ainult seda, vaid ka organisatsioonid saavad vormid kasutusele võtta, et tundma õppida oma kliente, et teada saada, mida kliendid mõtlevad pakutavast tootest, negatiivsetest ja positiivsetest külgedest.

Sel viisil saavad organisatsioonid oma tooteid täiustada, et paremini teenindada oma kliente ja pakkuda oma publikule paremat kogemust.

Millised on vormi tüübid?

Organisatsioonides on võimalik kasutada mitut liiki vorme. Tutvu kolme neist allpool.

• Pidev vorm: Seda tüüpi vorm on valmistatud paberist ja on ette nähtud trükkalite täitmiseks suures mahus;
• Elektrooniline vorm: seda tüüpi vorm ei nõua paberi kasutamist, sest see koostatakse tarkvara abil, mis võimaldab sellele vastata elektroonilistes seadmetes, näiteks arvutites ja mobiiltelefonides;
• Lamevorm: seda tüüpi vorm on valmistatud paberist, nagu pidevvorm, ja koosneb väljadest, tühikutest, joontest ja muudest elementidest, mida inimesed täidavad.

Kuidas tuleks vorm koostada?

Selleks, et saavutada oma eesmärke, peab vorm olema hästi kujundatud. Selleks peab see järgima mõningaid vormistusreegleid. Vaata allpool, millised need on.

• Logo: peaks asetsema vasakul pool, lehekülje ülaosas;
• Pealkiri: peaks olema tsentreeritud või paigutatud paremale, alati üleval;
• Marginaalid: varieeruvad vastavalt vormi suurusele. A4 suurusega vormi puhul 20-25 mm marginaal, mis asub üleval või vasakul. Keskmise suurusega vormil võib olla 10 ja 15 mm marginaal, väikesel vormil 5-7 mm marginaal.
• Jooned: välised jooned peaksid olema 1 punkt, sisemised jooned aga 0,5 punkti;
• Väljad: peaksid olema vastuste jaoks piisava suurusega;
• Kirjatüübid: vormi pealkirja kirjasuurus peaks olema 12-16 punkti. Siseväljade kirjasuurus peaks olema 8-10 punkti;
• Footer: peaks olema tsentreeritud või paigutatud vasakule. Kirjasuurus peaks olema 8 punkti;
• Registreerimiskood: oluline, et eristada üht vormi teisest. Kui see on vormil olemas, peaks see olema 5 ja 6 punktiga kirjas, eelistatavalt Verdana. Registreerimiskood peaks olema vormiinfo all (horisontaalselt) või see peaks olema all vasakul või paremal 90º kaldega (vertikaalselt).

Lisaks nendele üksikasjadele vormide tüüpide ja koostamise kohta tuleb meeles pidada, et vormi moodustavate küsimuste vastusevariandina esineb tavaliselt teatud lühend. Mis tekitab vastajatele palju kahtlusi. See lühend on N/A. Kas te teate, mida see tähendab? Kui ei, siis vaadake selle tähendust allpool.

Mida tähendab N/A vormides?

N/A on lühend ingliskeelsetest terminitest "not applicable", "not available" või "no answer". Portugali keeles tähendavad need terminid vastavalt "não aplicável" või "não se aplica", "não disponível" ja "sem resposta".

Seetõttu märgitakse vormidel "Ei kohaldata" juhul, kui dokumendile vastanud isik leiab, et küsitluses esitatud olukord ei puuduta teda või ei ole talle mõeldud.

Nüüd, kui te teate, mida tähendab N/A, ei ole teil enam mingeid kahtlusi, kui näete seda lühendit vormidel. Või kui saate aru, et teatud olukord, mis on vormil esitatud, ei kehti teie kohta, vastake lihtsalt lühendiga N/A.