Biểu mẫu là một tài liệu được chuẩn hóa và có cấu trúc được các tổ chức, dù là tư nhân hay nhà nước, sử dụng cho một mục đích cụ thể. Mục đích của biểu mẫu là thu thập dữ liệu và thông tin về quy trình công việc trong tổ chức.

Bằng cách sử dụng biểu mẫu làm công cụ để thu thập dữ liệu và thông tin này, tổ chức có cơ hội biết chi tiết hơn về công việc họ làm .được thực hiện bởi nhân viên, phàn nàn chính của những người lao động này là gì, tổ chức đã làm gì, điều gì cần được tối ưu hóa và cách tối ưu hóa.

Bằng cách biết những thông tin chi tiết này, tổ chức có thể ví dụ như giảm chi phí hoạt động, tránh tuyển dụng nhân viên không cần thiết và cải thiện quy trình làm việc.

Nhưng không chỉ có vậy. Các tổ chức cũng có thể áp dụng các biểu mẫu này để tìm hiểu khách hàng của mình, tìm hiểu xem khách hàng đang nghĩ gì về sản phẩm được cung cấp, những điểm chưa tốt và điểm tích cực.

Bằng cách này, các tổ chức có thể cải thiện sản phẩm của mình ngày càng tốt hơn phục vụ khách hàng của họ.khách hàng cũng như cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khán giả của bạn.

Các loại biểu mẫu là gì?

Có một số loại biểu mẫu có thể áp dụng trong các tổ chức. Hãy khám phá ba trong số chúng bên dưới.

• Mẫu liên tục: loại biểu mẫu này được làm trên giấy. Nó được thiết kế để lấp đầybằng máy in, trên quy mô lớn;
• Biểu mẫu điện tử: loại biểu mẫu này không yêu cầu sử dụng giấy. Điều này là do nó được lập bằng phần mềm, cho phép trả lời trên các thiết bị điện tử, chẳng hạn như máy tính và điện thoại di động;
• Mẫu phẳng: loại biểu mẫu này được lập trên giấy, cũng như biểu mẫu liên tục . Nó bao gồm các trường, khoảng trắng, dòng và các tài nguyên khác mà mọi người sẽ điền vào.

Biểu mẫu nên được thiết kế như thế nào?

Để đạt được mục tiêu của bạn, biểu mẫu phải được chế tạo tốt. Để làm như vậy, bạn phải tuân theo một số quy tắc định dạng. Xem bên dưới, chúng là gì.

• Biểu trưng: phải được đặt ở bên trái, ở đầu trang;
• Tiêu đề: phải được đặt ở giữa hoặc ở bên phải . Luôn ở trên cùng;
• Lề: thay đổi tùy theo kích thước của biểu mẫu. Đối với biểu mẫu khổ A4, lề 20 đến 25 mm, nằm ở trên cùng hoặc bên trái. Các dạng cỡ trung bình có thể có lề 10 và 15 mm. Mặt khác, biểu mẫu nhỏ có thể có lề từ 5 đến 7 mm.
• Đường kẻ: đường bên ngoài phải là 1 điểm, đường bên trong phải là 0,5 điểm;
• Các trường: phải có kích thước phù hợp với câu trả lời;
• Phông chữ: tiêu đề của biểu mẫu phải có phông chữ từ 12 đến 16 point. Phông chữ của các trường bên trong phải từ 8 đến 10 point;
• Chân trang: phải được căn giữa hoặc đặt ở bên trái.Phông chữ phải là 8 điểm;
• Mã đăng ký: quan trọng để phân biệt biểu mẫu này với biểu mẫu kia. Khi trình bày trên biểu mẫu, nó phải ở phông chữ 5 và 6, tốt nhất là Verdana. Mã đăng ký phải nằm bên dưới thông tin trên biểu mẫu (theo chiều ngang) hoặc phải ở dưới cùng bên trái hoặc bên phải, với độ nghiêng 90º (theo chiều dọc).

Ngoài những chi tiết này, các loại biểu mẫu và chuẩn bị, cần nhớ rằng một từ viết tắt nhất định thường xuất hiện dưới dạng tùy chọn để trả lời các câu hỏi tạo thành biểu mẫu. Điều này đặt ra rất nhiều câu hỏi cho những người được hỏi. Từ viết tắt đó là N/A. Bạn có biết ý nghĩa của nó? Nếu không, hãy kiểm tra ý nghĩa của nó bên dưới.

Xét cho cùng, ý nghĩa của từ viết tắt N/A trong biểu mẫu là gì?

N/A là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “không áp dụng được ”, “không có” hoặc “không có câu trả lời”. Trong tiếng Bồ Đào Nha, các thuật ngữ này lần lượt có nghĩa là “không áp dụng” hoặc “không áp dụng”, “không khả dụng” và “không có câu trả lời”.

Do đó, khi xuất hiện trong các biểu mẫu, N/A được đánh dấu trong phần các trường hợp trong đó người trả lời tài liệu nghĩ rằng tình huống hiện tại trong câu hỏi không áp dụng cho anh ta hoặc không dành cho anh ta.

Bây giờ bạn đã biết từ viết tắt N/A có nghĩa là gì, đừng có thêm câu hỏi khi bạn nhìn thấy chữ viết tắt này trên các biểu mẫu. Hoặc nếu không, nếu bạn nhận ra rằng một tình huống nhất địnhtrình bày trong biểu mẫu không áp dụng cho bạn, chỉ cần trả lời bằng tên viết tắt N/A.