Формулярът е стандартизиран и структуриран документ, който се използва от организации, независимо дали са частни или държавни, за конкретна цел. Целта на формуляра е да събира данни и информация за работните процеси в организациите.

Приемайки формуляра като инструмент за получаване на тези данни и информация, организациите имат възможност да се запознаят по-подробно с работата, която се извършва от служителите, какви са основните оплаквания на тези работници, какво работи в организацията, какво трябва да се оптимизира и как да се оптимизира.

Като познава тези подробности, организацията може например да намали оперативните разходи, да избегне ненужното наемане на служители и да подобри работния процес.

Но не само това - формите могат да бъдат използвани от организациите, за да опознаят своите клиенти, да разберат какво мислят те за предлагания продукт, какви са отрицателните и положителните му страни.

По този начин организациите могат да подобрят своите продукти, за да обслужват по-добре клиентите си, както и да предложат по-добро изживяване на своята аудитория.

Какви са видовете формуляри?

Съществуват няколко вида формуляри, които могат да се прилагат в организациите. Научете повече за три от тях по-долу.

• Непрекъснат формуляр: Този вид формуляр е изработен от хартия и е предназначен за попълване от печатници в голям мащаб;
• Електронен формуляр: този вид формуляр не изисква използването на хартия, тъй като се изготвя от софтуер, който позволява да се отговори на него на електронни устройства като компютри и мобилни телефони;
• Плосък формуляр: този вид формуляр е изработен от хартия, също като непрекъснатия формуляр, и се състои от полета, интервали, линии и други елементи, които ще бъдат попълвани от хората.

Как трябва да се изготви формулярът?

За да постигне целите си, формулярът трябва да бъде добре проектиран. За целта той трябва да спазва някои правила за форматиране. Вижте по-долу кои са те.

• Лого: трябва да бъде разположено от лявата страна, в горната част на страницата;
• Заглавие: трябва да бъде центрирано или разположено вдясно, винаги в горната част;
• Маржове: варират в зависимост от размера на формуляра. За формуляр с размер А4 маржът е от 20 до 25 мм, разположен в горната или лявата част. Формулярът със среден размер може да има марж от 10 и 15 мм, а малкият формуляр - от 5 до 7 мм.
• Линии: външните линии трябва да са 1 точка, а вътрешните - 0,5 точки;
• Полета: трябва да са с подходящ размер за отговорите;
• Шрифтове: заглавието на формуляра трябва да е с размер на шрифта от 12 до 16 пункта. Шрифтът на вътрешните полета трябва да е от 8 до 10 пункта;
• Футер: трябва да бъде центриран или разположен вляво. Шрифтът трябва да бъде 8 пункта;
• Регистрационен код: важен за разграничаване на един формуляр от друг. Когато присъства във формуляра, той трябва да е с шрифт 5 и 6 пункта, за предпочитане Verdana. Регистрационният код трябва да е под информацията във формуляра (хоризонтално) или да е в долния ляв или десен ъгъл, наклонен на 90º (вертикално).

В допълнение към тези подробности за видовете формуляри и подготовката им трябва да се помни, че определено съкращение обикновено се появява като вариант за отговор на въпросите, които формират формуляра. Това поражда много съмнения у респондентите. Това съкращение е N/A. Знаете ли какво означава? Ако не, проверете значението му по-долу.

Какво е значението на N/A във формулярите?

N/A е съкращение на английските термини "not applicable" (неприложимо), "not available" (не е на разположение) или "no answer" (няма отговор). На португалски език тези термини означават съответно "não aplicável" (не се прилага) или "não se aplica" (не се прилага), "não disponível" (не е на разположение) и "sem resposta" (няма отговор).

Ето защо, когато е налице във формулярите, се отбелязва N/A в случаите, когато лицето, което отговаря на документа, смята, че ситуацията, представена в разпита, не се отнася за него или не е предназначена за него.

Сега, след като знаете какво означава N/A, вече няма да имате съмнения, когато видите това съкращение във формулярите. Или, ако разберете, че дадена ситуация във формуляра не се отнася за вас, просто отговорете със съкращението N/A.