A formanyomtatvány egy szabványosított és strukturált dokumentum, amelyet a szervezetek - akár magán-, akár állami tulajdonban vannak - egy adott célra használnak. A formanyomtatvány célja a szervezetek munkafolyamataira vonatkozó adatok és információk összegyűjtése.

Azzal, hogy a szervezetek az űrlapot eszközként alkalmazzák ezen adatok és információk megszerzéséhez, lehetőségük van arra, hogy részletesebben megismerjék a munkavállalók által végzett munkát, hogy mik e munkavállalók fő panaszai, mi működik a szervezetben, mit kell optimalizálni, és hogyan lehet azt optimalizálni.

Ezen részletek ismeretében a szervezet például csökkentheti a működési költségeket, elkerülheti az alkalmazottak felesleges felvételét és javíthatja a munkafolyamatokat.

De nem csak ezt, a formanyomtatványokat a szervezetek arra is felhasználhatják, hogy megismerjék ügyfeleiket, hogy megtudják, mit gondolnak az ügyfelek a kínált termékről, a negatív és a pozitív pontokról.

Így a szervezetek fejleszthetik termékeiket, hogy jobban kiszolgálják ügyfeleiket, és jobb élményt nyújthassanak közönségüknek.

Melyek a formák típusai?

A szervezetekben alkalmazható formáknak több típusa van. Az alábbiakban háromról tudhat meg többet.

• Folyamatos nyomtatvány: Ez a nyomtatványtípus papírból készül, és arra tervezték, hogy nyomtatókkal nagy mennyiségben töltsék ki;
• Elektronikus űrlap: ez a fajta űrlap nem igényel papírt, mivel szoftverrel készül, így elektronikus eszközökön, például számítógépeken és mobiltelefonokon is megválaszolható;
• Sima űrlap: ez a fajta űrlap papírból készül, akárcsak a folyamatos űrlap, és mezőkből, szóközökből, vonalakból és egyéb jellemzőkből áll, amelyeket az emberek töltenek ki.

Hogyan kell elkészíteni a nyomtatványt?

Ahhoz, hogy elérje a célját, az űrlapnak jól megtervezettnek kell lennie. Ehhez követnie kell néhány formázási szabályt. Az alábbiakban lásd, hogy melyek ezek.

• Logó: a bal oldalon, az oldal tetején kell elhelyezni;
• Cím: középre vagy jobbra kell helyezni, mindig felül;
• Margók: a nyomtatvány méretétől függően változik. A4-es méretű nyomtatvány esetén 20-25 mm-es margó, felül vagy balra. Közepes méretű nyomtatványon 10 és 15 mm-es margó, míg kis méretű nyomtatványon 5-7 mm-es margó lehet.
• Vonalak: a külső vonalaknak 1 pontnak, míg a belső vonalaknak 0,5 pontnak kell lenniük;
• Mezők: a válaszoknak megfelelő méretűnek kell lenniük;
• Betűtípusok: az űrlap címének betűmérete 12-16 pont legyen. A belső mezők betűmérete 8-10 pont;
• Lábléc: középre vagy balra kell helyezni. 8 pontos betűtípus;
• Regisztrációs kód: fontos az egyes űrlapok egymástól való megkülönböztetése érdekében. Ha jelen van az űrlapon, akkor 5 és 6 pontos betűtípussal kell írni, lehetőleg Verdana betűtípussal. A regisztrációs kódnak az űrlap adatai alatt kell lennie (vízszintesen), vagy a bal vagy jobb alsó sarokban, 90º-os dőlésszögben (függőlegesen).

Az űrlapok típusainak és elkészítésének ezen részletein kívül nem szabad elfelejteni, hogy az űrlapot alkotó kérdések válaszlehetőségeként általában egy bizonyos rövidítés jelenik meg. Ami sok kétséget generál a válaszadókban. Ez a rövidítés a N / A. Tudja, mit jelent? Ha nem, nézze meg a jelentését az alábbiakban.

Mit jelent az N/A az űrlapokban?

Az N/A az angol "not applicable", "not available" vagy "no answer" kifejezések rövidítése. Portugálul ezek a kifejezések azt jelentik, hogy "não aplicável" vagy "não se aplica", "não disponível" és "sem resposta".

Ezért az űrlapokon az N/A jelölést kell bejelölni azokban az esetekben, amikor a dokumentumot kitöltő személy úgy érzi, hogy a kérdésben szereplő helyzet nem vonatkozik rá, vagy nem neki szól.

Most, hogy tudja, mit jelent az N/A, nem lesznek többé kétségei, amikor ezt a rövidítést látja a nyomtatványokon. Vagy ha rájön, hogy egy bizonyos, a nyomtatványon szereplő helyzet nem vonatkozik Önre, csak válaszoljon az N/A rövidítéssel.