Formulář je standardizovaný a strukturovaný dokument, který používají organizace, ať už soukromé, nebo státní, za určitým účelem. Účelem formuláře je shromažďovat údaje a informace o pracovních postupech v organizacích.

Přijetím formuláře jako nástroje pro získávání těchto údajů a informací mají organizace možnost podrobněji poznat práci, kterou zaměstnanci vykonávají, jaké jsou hlavní stížnosti těchto pracovníků, co v organizaci funguje, co je třeba optimalizovat a jak to optimalizovat.

Znalost těchto detailů umožňuje organizaci například snížit provozní náklady, vyhnout se zbytečnému najímání zaměstnanců a zlepšit pracovní postupy.

Ale nejen to, formuláře mohou organizace využít i k poznání svých zákazníků, aby zjistily, co si zákazníci o nabízeném produktu myslí, jaké jsou jejich negativní a pozitivní stránky.

Organizace tak mohou vylepšovat své produkty, aby lépe sloužily zákazníkům, a nabízet lepší zážitek svému publiku.

Jaké jsou typy formulářů?

Existuje několik typů formulářů, které lze v organizacích použít. Níže se dozvíte o třech z nich.

• Průběžný formulář: Tento typ formuláře je vyroben z papíru a je určen k vyplňování tiskárnami ve velkém měřítku;
• Elektronický formulář: tento typ formuláře nevyžaduje použití papíru, protože je připraven pomocí softwaru, který umožňuje jeho vyplnění na elektronických zařízeních, jako jsou počítače a mobilní telefony;
• Plochý formulář: tento typ formuláře je vyroben z papíru, stejně jako průběžný formulář, a skládá se z polí, mezer, řádků a dalších prvků, které budou lidé vyplňovat.

Jak by měl být formulář sestaven?

Aby formulář dosáhl svých cílů, musí být dobře navržen. K tomu musí dodržovat některá pravidla formátování. Níže se podívejte, jaká to jsou.

• Logo: mělo by být umístěno na levé straně v horní části stránky;
• Nadpis: měl by být vycentrovaný nebo umístěný vpravo, vždy nahoře;
• Okraje: liší se podle velikosti formuláře. U formuláře formátu A4 je okraj 20 až 25 mm, umístěný nahoře nebo vlevo. Formulář střední velikosti může mít okraj 10 a 15 mm, zatímco malý formulář může mít okraj 5 až 7 mm.
• Čáry: vnější čáry by měly mít 1 bod, vnitřní čáry 0,5 bodu;
• Pole: měla by mít přiměřenou velikost pro odpovědi;
• Písmo: nadpis formuláře by měl mít velikost písma 12 až 16 bodů. Písmo vnitřních polí by mělo mít velikost 8 až 10 bodů;
• Zápatí: mělo by být vycentrované nebo umístěné vlevo. Písmo by mělo mít velikost 8 bodů;
• Registrační kód: je důležitý pro odlišení jednoho formuláře od druhého. Pokud je na formuláři přítomen, měl by mít písmo o velikosti 5 a 6 bodů, nejlépe Verdana. Registrační kód by měl být pod informacemi ve formuláři (horizontálně) nebo by měl být vlevo nebo vpravo dole, nakloněný o 90º (vertikálně).

Kromě těchto podrobností o typech formulářů a jejich přípravě je třeba připomenout, že jako možnost odpovědi na otázky, které tvoří formulář, se obvykle objevuje určitá zkratka. Což u respondentů vyvolává spoustu pochybností. Touto zkratkou je N/A. Víte, co znamená? Pokud ne, podívejte se na její význam níže.

Jaký je význam slova N/A ve formulářích?

N/A je zkratka anglických výrazů "not applicable", "not available" nebo "no answer". V portugalštině tyto výrazy znamenají "não aplicável" nebo "não se aplica", "não disponível" a "sem resposta".

Proto se ve formulářích zaškrtává N/A v případech, kdy se osoba, která dokument vyplňuje, domnívá, že se jí situace uvedená v dotazníku netýká nebo že není určena jí.

Nyní, když víte, co znamená zkratka N/A, už nebudete mít žádné pochybnosti, když tuto zkratku uvidíte ve formulářích. Nebo pokud si uvědomíte, že se vás určitá situace uvedená ve formuláři netýká, stačí odpovědět zkratkou N/A.