Het formulier is een gestandaardiseerd en gestructureerd document dat voor een bepaald doel wordt gebruikt door organisaties, zowel privé als staatsbedrijven. Het doel van het formulier is om gegevens en informatie te verzamelen over werkstromen in organisaties.

Door het formulier te gebruiken als hulpmiddel om deze gegevens en informatie te verkrijgen, hebben organisaties de mogelijkheid om meer in detail te weten te komen over het werk dat door werknemers wordt gedaan, wat de belangrijkste klachten van deze werknemers zijn, wat er werkt in de organisatie, wat er geoptimaliseerd moet worden en hoe dit geoptimaliseerd kan worden.

Door zich bewust te zijn van deze details kan de organisatie bijvoorbeeld de operationele kosten verlagen, onnodige indienstneming van werknemers vermijden en de workflow verbeteren.

Maar dat niet alleen, formulieren kunnen ook worden gebruikt door organisaties om hun klanten te leren kennen, om erachter te komen wat klanten denken over het aangeboden product, negatieve punten en positieve punten.

Op deze manier kunnen organisaties hun producten verbeteren om hun klanten beter van dienst te zijn en hun publiek een betere ervaring te bieden.

Wat zijn de soorten vormen?

Er zijn een paar soorten vormen die kunnen worden toegepast in organisaties. Hieronder lees je er drie.

• Doorlopend formulier: Dit type formulier is gemaakt van papier en is ontworpen om op grote schaal te worden ingevuld door printers;
• Elektronisch formulier: dit type formulier vereist geen gebruik van papier, omdat het wordt voorbereid door software, waardoor het kan worden beantwoord op elektronische apparaten zoals computers en mobiele telefoons;
• Plat formulier: dit type formulier is gemaakt van papier, net als het doorlopende formulier, en bestaat uit velden, spaties, lijnen en andere kenmerken die door mensen worden ingevuld.

Hoe moet een formulier worden opgesteld?

Om zijn doel te bereiken, moet het formulier goed ontworpen zijn. Daarvoor moet het een aantal opmaakregels volgen. Hieronder zie je welke dat zijn.

• Logo: moet aan de linkerkant staan, bovenaan de pagina;
• Titel: moet gecentreerd of rechts geplaatst worden, altijd bovenaan;
• Marges: variëren naargelang het formaat van het formulier. Voor A4-formaat, 20 tot 25 mm marge, bovenaan of aan de linkerkant. Middelgrote formulieren kunnen 10 en 15 mm marge hebben, terwijl kleine formulieren 5 tot 7 mm marge kunnen hebben.
• Lijnen: externe lijnen moeten 1 punt zijn, terwijl interne lijnen 0,5 punt moeten zijn;
• Velden: moeten voldoende groot zijn voor de antwoorden;
• Lettertypen: de titel van het formulier moet een lettergrootte hebben van 12 tot 16 punten. Het lettertype van de interne velden moet 8 tot 10 punten zijn;
• Voettekst: moet gecentreerd of links geplaatst worden. Lettertype moet 8 punten zijn;
• Registratiecode: belangrijk om het ene formulier van het andere te onderscheiden. Als de code op een formulier staat, moet deze een lettertype van 5 of 6 punten hebben, bij voorkeur Verdana. De registratiecode moet onder de formulierinformatie staan (horizontaal) of moet links- of rechtsonder staan, 90º schuin (verticaal).

Naast deze details over soorten formulieren en voorbereiding, moet u niet vergeten dat een bepaald acroniem meestal verschijnt als antwoordoptie op de vragen die het formulier vormen. Wat veel twijfels oproept bij respondenten. Dit acroniem is N/A. Weet u wat het betekent? Zo niet, bekijk dan hieronder de betekenis.

Wat betekent N/A in formulieren?

N.v.t. is een afkorting van de Engelse termen "not applicable", "not available" of "no answer". In het Portugees betekenen deze termen respectievelijk "não aplicável" of "não se aplica", "não disponível" en "sem resposta".

Daarom wordt op formulieren n.v.t. aangekruist wanneer de persoon die het document beantwoordt, van mening is dat de situatie in de vraagstelling niet op hem van toepassing is of niet voor hem bedoeld is.

Nu je weet waar N.v.t. voor staat, hoef je niet meer te twijfelen als je deze afkorting tegenkomt op formulieren. Of, als je je realiseert dat een bepaalde situatie op het formulier niet op jou van toepassing is, antwoord dan gewoon met de afkorting N.v.t.