Lomake on standardoitu ja jäsennelty asiakirja, jota yksityiset tai valtion omistamat organisaatiot käyttävät tiettyyn tarkoitukseen. Lomakkeen tarkoituksena on kerätä tietoja ja tietoja organisaatioiden työnkuluista.

Ottamalla lomakkeen käyttöön näiden tietojen hankkimisen välineenä organisaatioilla on mahdollisuus tietää yksityiskohtaisemmin työntekijöiden tekemästä työstä, työntekijöiden tärkeimmistä valituksista, siitä, mikä organisaatiossa toimii, mitä on optimoitava ja miten se voidaan optimoida.

Kun organisaatio on tietoinen näistä yksityiskohdista, se voi esimerkiksi vähentää toimintakustannuksia, välttää tarpeettomia työntekijöiden palkkauksia ja parantaa työnkulkua.

Sen lisäksi organisaatiot voivat käyttää lomakkeita myös tutustuakseen asiakkaisiinsa ja saadakseen selville, mitä mieltä asiakkaat ovat tarjotusta tuotteesta, kielteisistä ja myönteisistä seikoista.

Tällä tavoin organisaatiot voivat parantaa tuotteitaan palvellakseen asiakkaitaan paremmin ja tarjotakseen paremman kokemuksen yleisölleen.

Millaisia muotoja on olemassa?

Organisaatioissa voidaan käyttää useita erilaisia lomakkeita. Tutustu kolmeen niistä jäljempänä.

• Jatkuva lomake: Tämäntyyppinen lomake on valmistettu paperista, ja se on suunniteltu täytettäväksi suuressa mittakaavassa tulostimilla;
• Sähköinen lomake: Tämäntyyppinen lomake ei edellytä paperin käyttöä, koska se laaditaan ohjelmistolla, jolloin siihen voidaan vastata sähköisillä laitteilla, kuten tietokoneilla ja matkapuhelimilla;
• Tasolomake: Tämäntyyppinen lomake on tehty paperista, aivan kuten jatkuva lomake, ja se koostuu kentistä, välilyönneistä, viivoista ja muista ominaisuuksista, jotka ihmiset täyttävät.

Miten lomake olisi laadittava?

Jotta lomake voi saavuttaa tavoitteensa, sen on oltava hyvin suunniteltu. Sitä varten sen on noudatettava tiettyjä muotoilusääntöjä. Katso alla, mitä ne ovat.

• Logo: sen tulisi sijaita sivun vasemmassa reunassa, sivun yläreunassa;
• Otsikko: keskitetään tai sijoitetaan oikealle, aina yläreunaan;
• Marginaalit: vaihtelevat lomakkeen koon mukaan. A4-kokoisessa lomakkeessa 20-25 mm:n marginaali ylhäällä tai vasemmalla. Keskikokoisessa lomakkeessa voi olla 10-15 mm:n marginaali ja pienessä lomakkeessa 5-7 mm:n marginaali.
• Viivat: ulkoisten viivojen on oltava 1 piste, sisäisten viivojen on oltava 0,5 pistettä;
• Kentät: Kenttien on oltava riittävän suuria vastausten kannalta;
• Kirjasimet: Lomakkeen otsikon fonttikoon olisi oltava 12-16 pistettä. Sisäisten kenttien fonttikoon olisi oltava 8-10 pistettä;
• Alatunniste: keskitetty tai sijoitettu vasemmalle, fontin on oltava 8 pistettä;
• Rekisteröintikoodi: tärkeä, jotta lomake voidaan erottaa toisistaan. Kun se on lomakkeessa, sen fontin on oltava 5-6-kirjaiminen, mieluiten Verdana. Rekisteröintikoodin on oltava lomakkeen tietojen alapuolella (vaakasuunnassa) tai sen on oltava alhaalla vasemmalla tai oikealla 90º:n kulmassa (pystysuunnassa).

Näiden lomaketyyppejä ja valmistelua koskevien yksityiskohtien lisäksi on syytä muistaa, että lomakkeen muodostavien kysymysten vastausvaihtoehtona esiintyy yleensä tietty lyhenne, joka herättää vastaajissa paljon epäilyksiä. Tämä lyhenne on N/A. Tiedätkö, mitä se tarkoittaa? Jos et, tutustu sen merkitykseen jäljempänä.

Mitä tarkoittaa N/A-luku lomakkeissa?

N/A on lyhenne englanninkielisistä termeistä "not applicable", "not available" tai "no answer". Portugaliksi nämä termit tarkoittavat vastaavasti "não aplicável" tai "não se aplica", "não disponível" ja "sem resposta".

Tämän vuoksi lomakkeisiin merkitään "N/A", jos asiakirjan vastaaja katsoo, että kysymyksessä esitetty tilanne ei koske häntä tai sitä ei ole tarkoitettu hänelle.

Nyt kun tiedät, mitä N/A tarkoittaa, sinulla ei ole enää epäilyksiä, kun näet tämän lyhenteen lomakkeissa. Tai jos huomaat, että tietty lomakkeessa esitetty tilanne ei koske sinua, vastaa vain lyhenteellä N/A.