Форма представляет собой стандартизированный и структурированный документ, используемый организациями, как частными, так и государственными, для определенных целей. Цель формы - сбор данных и информации о рабочих процессах в организациях.

Приняв форму в качестве инструмента для получения этих данных и информации, организации получают возможность более детально узнать, какую работу выполняют сотрудники, каковы основные жалобы этих работников, что работает в организации, что и как нужно оптимизировать.

Зная эти детали, организация может, например, сократить операционные расходы, избежать ненужного найма сотрудников и улучшить рабочий процесс.

Но не только это, формы могут использоваться организациями для того, чтобы лучше узнать своих клиентов, выяснить их мнение о предлагаемом продукте, негативные и позитивные моменты.

Таким образом, организации могут совершенствовать свои продукты, чтобы лучше обслуживать клиентов, а также предлагать более качественные услуги своей аудитории.

Какие существуют виды форм?

Существует несколько типов форм, которые могут применяться в организациях. Ниже вы узнаете о трех из них.

• Непрерывный бланк: Этот тип бланка изготавливается из бумаги и предназначен для заполнения принтерами в больших объемах;
• Электронная форма: данный вид формы не требует использования бумаги, поскольку составляется программным обеспечением, позволяющим отвечать на вопросы на электронных устройствах, таких как компьютеры и мобильные телефоны;
• Плоская форма: этот тип формы, как и непрерывная форма, изготавливается на бумаге и состоит из полей, пробелов, линий и других элементов, которые будут заполняться людьми.

Как должен быть составлен бланк?

Для достижения поставленных целей форма должна быть хорошо оформлена, а для этого необходимо соблюдать некоторые правила форматирования. О том, что это такое, читайте ниже.

• Логотип: должен располагаться с левой стороны, в верхней части страницы;
• Заголовок: должен быть расположен по центру или справа, всегда вверху;
• Поля: зависят от размера бланка. Для бланка формата А4 - поля 20-25 мм, расположенные сверху или слева. Бланк среднего размера может иметь поля 10 и 15 мм, а малого - 5-7 мм.
• Линии: внешние линии должны составлять 1 пункт, а внутренние - 0,5 пункта;
• Поля: должны быть адекватного размера для ответов;
• Шрифты: заголовок формы должен иметь размер шрифта от 12 до 16 пунктов. Шрифт внутренних полей должен быть от 8 до 10 пунктов;
• Нижний колонтитул: должен быть выровнен по центру или расположен слева. Шрифт должен быть 8 пунктов;
• Регистрационный код: важен для отличия одного бланка от другого. При наличии на бланке он должен быть набран шрифтом размером 5 и 6 пунктов, предпочтительно Verdana. Регистрационный код должен располагаться под информацией бланка (по горизонтали) или внизу слева или справа с наклоном 90º (по вертикали).

Помимо этих подробностей о видах бланков и их подготовке, следует помнить, что в качестве варианта ответа на вопросы, составляющие бланк, обычно фигурирует некая аббревиатура, которая вызывает у респондентов массу сомнений. Эта аббревиатура - N/A. Знаете ли вы, что она означает? Если нет, то ознакомьтесь с ее значением ниже.

Каково значение N/A в формах?

N/A - это сокращение английских терминов "not applicable", "not available" или "no answer". В португальском языке эти термины означают соответственно "não aplicável" или "não se aplica", "não disponível" и "sem resposta".

Поэтому при наличии в бланках галочки N/A ставятся в тех случаях, когда человек, отвечающий на документ, считает, что ситуация, представленная в вопросе, к нему не относится или не предназначена для него.

Теперь, когда вы знаете, что означает N/A, у вас больше не будет сомнений, когда вы увидите эту аббревиатуру на бланках. Или, если вы понимаете, что определенная ситуация, представленная в бланке, к вам не относится, просто ответьте аббревиатурой N/A.