Form, ister özel ister devlete ait olsun, kuruluşlar tarafından belirli bir amaç için kullanılan standartlaştırılmış ve yapılandırılmış bir belgedir. Formun amacı, kuruluşlardaki iş akışları hakkında veri ve bilgi toplamaktır.

Bu veri ve bilgileri elde etmek için formu bir araç olarak benimseyen kuruluşlar, çalışanlar tarafından yapılan işleri, bu çalışanların temel şikayetlerinin neler olduğunu, kuruluşta neyin işe yaradığını, neyin optimize edilmesi gerektiğini ve bunun nasıl optimize edileceğini daha ayrıntılı olarak bilme fırsatına sahip olurlar.

Kuruluş, bu ayrıntıların farkında olarak örneğin operasyonel maliyetleri azaltabilir, gereksiz çalışan alımından kaçınabilir ve iş akışını iyileştirebilir.

Ancak sadece bu da değil, formlar kuruluşlar tarafından müşterilerini tanımak, müşterilerin sunulan ürün hakkında ne düşündüklerini, olumsuz noktaları ve olumlu noktaları öğrenmek için de benimsenebilir.

Bu sayede kuruluşlar müşterilerine daha iyi hizmet verebilmek için ürünlerini geliştirebilir ve hedef kitlelerine daha iyi bir deneyim sunabilirler.

Form türleri nelerdir?

Kuruluşlarda uygulanabilecek birkaç tür form vardır. Aşağıda bunlardan üçü hakkında bilgi edinin.

• Sürekli form: Bu form türü kağıttan yapılır ve yazıcılar tarafından büyük ölçekte doldurulmak üzere tasarlanmıştır;
• Elektronik form: Bu tür bir form kağıt kullanımını gerektirmez, çünkü yazılım tarafından hazırlanır ve bilgisayarlar ve cep telefonları gibi elektronik cihazlarda cevaplanmasına izin verir;
• Düz form: Bu form türü, tıpkı sürekli form gibi kağıttan yapılır ve insanlar tarafından doldurulacak alanlar, boşluklar, çizgiler ve diğer özelliklerden oluşur.

Bir form nasıl hazırlanmalıdır?

Formun amacına ulaşabilmesi için iyi tasarlanmış olması ve bunun için de bazı biçimlendirme kurallarına uyması gerekir. Bunların neler olduğunu aşağıda görebilirsiniz.

• Logo: sol tarafta, sayfanın üst kısmında konumlandırılmalıdır;
• Başlık: ortalanmalı veya sağa doğru konumlandırılmalı, her zaman en üstte olmalıdır;
• Kenar boşlukları: formun boyutuna göre değişir. A4 boyutundaki form için, üstte veya solda bulunan 20 ila 25 mm kenar boşluğu. Orta boy form 10 ve 15 mm kenar boşluğuna sahip olabilirken, küçük form 5 ila 7 mm kenar boşluğuna sahip olabilir.
• Çizgiler: dış çizgiler 1 puan, iç çizgiler ise 0,5 puan olmalıdır;
• Alanlar: cevaplar için yeterli büyüklükte olmalıdır;
• Yazı tipleri: formun başlığının yazı tipi boyutu 12 ila 16 punto olmalıdır. Dahili alanların yazı tipi 8 ila 10 punto olmalıdır;
• Alt bilgi: ortalanmalı veya sola doğru konumlandırılmalıdır. 8 punto olmalıdır;
• Kayıt kodu: bir formu diğerinden ayırt etmek için önemlidir. Bir formda mevcut olduğunda, tercihen Verdana olmak üzere 5 ve 6 punto yazı tipine sahip olmalıdır. Kayıt kodu form bilgilerinin altında (yatay olarak) veya sol veya sağ altta, 90º eğimli (dikey olarak) olmalıdır.

Form türleri ve hazırlanmasına ilişkin bu ayrıntılara ek olarak, formu oluşturan soruların cevap seçeneği olarak genellikle belirli bir kısaltmanın göründüğü unutulmamalıdır. Bu kısaltma N/A'dır. Ne anlama geldiğini biliyor musunuz? Bilmiyorsanız, aşağıdaki anlamını kontrol edin.

Formlarda N/A'nın anlamı nedir?

N/A, İngilizce "uygulanamaz", "mevcut değil" veya "cevap yok" terimlerinin kısaltmasıdır. Portekizce'de bu terimler sırasıyla "não aplicável" veya "não se aplica", "não disponível" ve "sem resposta" anlamına gelir.

Bu nedenle, formlarda mevcut olduğunda, belgeyi yanıtlayan kişinin sorgulamada mevcut olan durumun kendisi için geçerli olmadığını veya kendisine yönelik olmadığını düşündüğü durumlarda N/A işaretlenir.

Artık N/A'nın ne anlama geldiğini bildiğinize göre, formlarda bu kısaltmayı gördüğünüzde daha fazla şüphe duymayacaksınız. Veya formda bulunan belirli bir durumun sizin için geçerli olmadığını fark ederseniz, sadece N/A kısaltması ile cevap verin.