Το έντυπο είναι ένα τυποποιημένο και δομημένο έγγραφο που χρησιμοποιείται από οργανισμούς, είτε ιδιωτικούς είτε κρατικούς, για συγκεκριμένο σκοπό. Σκοπός του εντύπου είναι η συλλογή δεδομένων και πληροφοριών σχετικά με τις ροές εργασίας στους οργανισμούς.

Με την υιοθέτηση του εντύπου ως εργαλείου για την απόκτηση αυτών των δεδομένων και πληροφοριών, οι οργανισμοί έχουν την ευκαιρία να γνωρίζουν με μεγαλύτερη λεπτομέρεια την εργασία που επιτελούν οι εργαζόμενοι, ποια είναι τα κύρια παράπονα αυτών των εργαζομένων, τι λειτουργεί στον οργανισμό, τι πρέπει να βελτιστοποιηθεί και πώς να βελτιστοποιηθεί.

Γνωρίζοντας αυτές τις λεπτομέρειες, ο οργανισμός μπορεί, για παράδειγμα, να μειώσει το λειτουργικό κόστος, να αποφύγει περιττές προσλήψεις εργαζομένων και να βελτιώσει τη ροή εργασιών.

Αλλά όχι μόνο αυτό, τα έντυπα μπορούν επίσης να υιοθετηθούν από τους οργανισμούς για να γνωρίσουν τους πελάτες τους, να μάθουν τι σκέφτονται οι πελάτες για το προσφερόμενο προϊόν, τα αρνητικά και τα θετικά σημεία.

Με αυτόν τον τρόπο, οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώσουν τα προϊόντα τους για να εξυπηρετήσουν καλύτερα τους πελάτες τους, καθώς και να προσφέρουν καλύτερη εμπειρία στο κοινό τους.

Ποιοι είναι οι τύποι μορφής;

Υπάρχουν μερικοί τύποι εντύπων που μπορούν να εφαρμοστούν σε οργανισμούς. Μάθετε για τρεις από αυτούς παρακάτω.

• Συνεχές έντυπο: Αυτός ο τύπος εντύπου είναι κατασκευασμένος από χαρτί και έχει σχεδιαστεί για να συμπληρώνεται από εκτυπωτές σε μεγάλη κλίμακα,
• Ηλεκτρονικό έντυπο: αυτός ο τύπος εντύπου δεν απαιτεί τη χρήση χαρτιού, επειδή προετοιμάζεται από λογισμικό, επιτρέποντας την απάντησή του σε ηλεκτρονικές συσκευές όπως υπολογιστές και κινητά τηλέφωνα,
• Επίπεδο έντυπο: αυτός ο τύπος εντύπου είναι κατασκευασμένος από χαρτί, όπως ακριβώς και το συνεχές έντυπο, και αποτελείται από πεδία, κενά, γραμμές και άλλα χαρακτηριστικά που θα συμπληρώνονται από τους ανθρώπους.

Πώς πρέπει να συντάσσεται ένα έντυπο;

Για να επιτύχει τους στόχους της, η φόρμα πρέπει να είναι καλά σχεδιασμένη. Για να γίνει αυτό, πρέπει να ακολουθεί ορισμένους κανόνες μορφοποίησης. Δείτε παρακάτω ποιοι είναι αυτοί.

• Λογότυπο: θα πρέπει να τοποθετείται στην αριστερή πλευρά, στο πάνω μέρος της σελίδας,
• Τίτλος: πρέπει να είναι κεντραρισμένος ή τοποθετημένος δεξιά, πάντα στην κορυφή,
• Περιθώρια: ποικίλλουν ανάλογα με το μέγεθος του εντύπου. Για έντυπο μεγέθους Α4, περιθώριο 20 έως 25 mm, που βρίσκεται στο πάνω μέρος ή στα αριστερά. Το έντυπο μεσαίου μεγέθους μπορεί να έχει περιθώριο 10 και 15 mm, ενώ το μικρό έντυπο μπορεί να έχει περιθώριο 5 έως 7 mm.
• Γραμμές: οι εξωτερικές γραμμές πρέπει να είναι 1 σημείο, ενώ οι εσωτερικές γραμμές πρέπει να είναι 0,5 σημείο,
• Πεδία: πρέπει να έχουν επαρκές μέγεθος για τις απαντήσεις,
• Γραμματοσειρές: ο τίτλος της φόρμας θα πρέπει να έχει μέγεθος γραμματοσειράς 12 έως 16 στιγμών. Η γραμματοσειρά των εσωτερικών πεδίων θα πρέπει να είναι 8 έως 10 στιγμών,
• Υποσέλιδο: πρέπει να είναι κεντραρισμένο ή τοποθετημένο στα αριστερά. Η γραμματοσειρά πρέπει να είναι 8 στιγμών,
• Κωδικός καταχώρισης: σημαντικός για τη διαφοροποίηση ενός εντύπου από ένα άλλο. Όταν υπάρχει σε ένα έντυπο, θα πρέπει να έχει γραμματοσειρά 5 και 6 στιγμών, κατά προτίμηση Verdana. Ο κωδικός καταχώρισης θα πρέπει να βρίσκεται κάτω από τις πληροφορίες του εντύπου (οριζόντια) ή θα πρέπει να βρίσκεται κάτω αριστερά ή δεξιά, με κλίση 90º (κάθετα).

Εκτός από αυτές τις λεπτομέρειες σχετικά με τους τύπους των εντύπων και την προετοιμασία, θα πρέπει να θυμάστε ότι ένα συγκεκριμένο ακρωνύμιο εμφανίζεται συνήθως ως επιλογή απάντησης των ερωτήσεων που αποτελούν το έντυπο. Αυτό που δημιουργεί πολλές αμφιβολίες στους ερωτώμενους. Αυτό το ακρωνύμιο είναι το N/A. Ξέρετε τι σημαίνει; Αν όχι, δείτε τη σημασία του παρακάτω.

Ποια είναι η έννοια του Ν/Α στα έντυπα;

N/A είναι συντομογραφία των αγγλικών όρων "not applicable", "not available" ή "no answer". Στα πορτογαλικά, οι όροι αυτοί σημαίνουν, αντίστοιχα, "não aplicável" ή "não se aplica", "não disponível" και "sem resposta".

Επομένως, όταν υπάρχει στα έντυπα, το Α/Α σημειώνεται στις περιπτώσεις όπου το άτομο που απαντά στο έγγραφο θεωρεί ότι η κατάσταση που παρουσιάζεται στην ερώτηση δεν ισχύει γι' αυτό ή δεν προορίζεται γι' αυτό.

Τώρα που ξέρετε τι σημαίνει Ν/Α, δεν θα έχετε πλέον αμφιβολίες όταν βλέπετε αυτή τη συντομογραφία σε έντυπα. Ή, αν συνειδητοποιήσετε ότι μια συγκεκριμένη κατάσταση που υπάρχει στο έντυπο δεν σας αφορά, απλώς απαντήστε με το ακρωνύμιο Ν/Α.