El formulario es un documento normalizado y estructurado que utilizan las organizaciones, ya sean privadas o estatales, para un fin determinado. El objetivo del formulario es recopilar datos e información sobre los flujos de trabajo en las organizaciones.

Al adoptar el formulario como herramienta para obtener estos datos e información, las organizaciones tienen la oportunidad de conocer con más detalle el trabajo que realizan los empleados, cuáles son las principales quejas de estos trabajadores, qué está funcionando en la organización, qué hay que optimizar y cómo hacerlo.

Al conocer estos detalles, la organización puede, por ejemplo, reducir los costes operativos, evitar la contratación innecesaria de empleados y mejorar el flujo de trabajo.

Pero no sólo eso, los formularios también pueden ser adoptados por las organizaciones para conocer a sus clientes, para saber qué piensan los clientes sobre el producto ofrecido, los puntos negativos y los puntos positivos.

De este modo, las organizaciones pueden mejorar sus productos para servir mejor a sus clientes, así como ofrecer una mejor experiencia a su público.

¿Cuáles son los tipos de formulario?

Existen varios tipos de formularios que pueden aplicarse en las organizaciones. Conozca tres de ellos a continuación.

• Formulario continuo: este tipo de formulario es de papel y está diseñado para ser cumplimentado por impresoras a gran escala;
• Formulario electrónico: este tipo de formulario no requiere el uso de papel, ya que se elabora mediante un programa informático, lo que permite responderlo en dispositivos electrónicos como ordenadores y teléfonos móviles;
• Formulario plano: este tipo de formulario está hecho de papel, igual que el formulario continuo, y se compone de campos, espacios, líneas y otras características que rellenarán las personas.

¿Cómo debe redactarse un formulario?

Para lograr sus objetivos, el formulario debe estar bien diseñado. Para ello, debe seguir algunas reglas de formato. Vea a continuación cuáles son.

• Logotipo: debe colocarse a la izquierda, en la parte superior de la página;
• Título: debe ir centrado o colocado a la derecha, siempre en la parte superior;
• Márgenes: varían en función del tamaño del formulario. Para el formulario de tamaño A4, margen de 20 a 25 mm, situado en la parte superior o a la izquierda. El formulario de tamaño medio puede tener margen de 10 y 15 mm, mientras que el pequeño puede tener margen de 5 a 7 mm.
• Líneas: las líneas externas deben ser de 1 punto, mientras que las líneas internas deben ser de 0,5 puntos;
• Campos: deben tener un tamaño adecuado para las respuestas;
• Fuentes: el título del formulario debe tener un tamaño de fuente de 12 a 16 puntos. La fuente de los campos internos debe ser de 8 a 10 puntos;
• Pie de página: debe estar centrado o colocado a la izquierda. El tipo de letra debe ser de 8 puntos;
• Código de registro: importante para diferenciar un formulario de otro. Cuando esté presente en un formulario, debe tener un tipo de letra de 5 y 6 puntos, preferiblemente Verdana. El código de registro debe estar debajo de la información del formulario (horizontalmente) o debe estar en la parte inferior izquierda o derecha, inclinado 90º (verticalmente).

Además de estos detalles de tipos de formularios y preparación, hay que recordar que como opción de respuesta de las preguntas que forman el formulario suele aparecer un acrónimo determinado, lo que genera muchas dudas a los encuestados. Este acrónimo es N/A. ¿Sabes lo que significa? Si no es así, consulta su significado a continuación.

¿Qué significa N/A en los formularios?

N/A es una abreviatura de los términos ingleses "not applicable", "not available" o "no answer". En portugués, estos términos significan, respectivamente, "não aplicável" o "não se aplica", "não disponível" y "sem resposta".

Por lo tanto, cuando aparece en los formularios, se marca N/A en los casos en que la persona que responde al documento considera que la situación presente en el cuestionario no se aplica a ella o no va dirigida a ella.

Ahora que ya sabes lo que significa N/A, no tendrás más dudas cuando veas esta abreviatura en los formularios. O, si te das cuenta de que una determinada situación presente en el formulario no se aplica a ti, contesta simplemente con la sigla N/A.